Lansigt digitaliseert HR-processen met AFAS HRM en Payroll

AFAS HRM implementatie

Hoe Lansigt HR-processen digitaliseerde en automatiseerde met AFAS en Swyft

Lansigt

Lansigt wilde af van losse documenten, handmatige afstemming en aparte systemen. Samen met Swyft bracht het kantoor HRM en payroll onder in één schaalbare AFAS-omgeving, met centrale workflows als basis. Het resultaat: snellere onboarding, minder foutgevoelig werk en een HR-team dat zelfstandig verder kan optimaliseren.

De uitdaging: van losse bestanden naar een schaalbaar systeem

Voor de implementatie van AFAS werden HR-gegevens bij Lansigt beheerd via losse documenten en checklists, en draaide de loonadministratie in een afzonderlijk systeem. Toen Lansigt groeide naar vier vestigingen en zo’n 200 medewerkers, werd de behoefte aan één centrale HR- en payrollomgeving steeds groter.

Onboarding, contractgeneratie, verzuimregistratie en arbeidsvoorwaardelijke wijzigingen vroegen nog veel handmatig werk en afstemming via mail. Voor één nieuwe medewerker gingen al snel 20 tot 30 mails door de organisatie. Lansigt wilde toe naar één centraal systeem waarin workflows, signaaltaken en automatisering ruimte zouden bieden aan zowel medewerker als HR-team.

Na een vergelijking van meerdere personeelsinformatiesystemen viel de keuze op AFAS. Lansigt koos bewust voor een onafhankelijke partner die AFAS inhoudelijk kent, maar ook kritisch meedenkt over processen, keuzes en praktische werkbaarheid. Die rol nam Swyft op zich.

Inzichten

De oplossing: HRM en payroll geïntegreerd in AFAS

De implementatie draaide niet alleen om techniek, maar vooral om het slimmer inrichten van bestaande HR-processen. AFAS vormde de technische basis. De echte winst zat in de vertaalslag naar de HR-praktijk. Swyft hielp Lansigt om processen niet één-op-één te digitaliseren, maar slimmer in te richten met workflows, centrale gegevens en een omgeving die kan meegroeien.optimalisaties, finetuning en uitbreidingen

Workflows nemen HR-werk uit handen

Een duidelijk voorbeeld is de onboarding van nieuwe medewerkers. Waar voorheen veel mails nodig waren om alles rond een nieuwe collega te regelen, loopt dit nu via één samenhangende workflow in AFAS. De medewerker vult zelf gegevens aan via de eigen omgeving. Dat voorkomt fouten en neemt HR werk uit handen. Vervolgens wordt de arbeidsovereenkomst automatisch voorbereid en digitaal ondertekend. Op de eerste werkdag staan ook voor de medewerker zelf de juiste taken klaar. Vergelijkbare workflows ondersteunen processen rond uitdiensttreding, verzuim, functiewijzigingen, urenwijzigingen en verhuizingen. Door ervaring bij vergelijkbare kantoren kon Swyft proactief adviseren over praktische keuzes in de inrichting.

“In plaats van dat ik de oplossing moet bedenken en Jop vraag om het te fixen, bedenken we samen de beste oplossing. Hij weet wat heel goed werkbaar is, dus je krijgt het altijd op een manier die past bij ons als organisatie.” — Daphne, Lansigt

Belangrijkste resultaten:

AFAS HRM en payroll volledig geïmplementeerd en in dagelijks gebruik
Onboarding teruggebracht van circa vier uur naar 15 à 20 minuten per medewerker
Workflows ingericht voor onboarding, uitdiensttreding, verzuim en wijzigingen
Minder kans op invoerfouten doordat medewerkers zelf gegevens aanleveren
Digitale ondertekening van arbeidsovereenkomsten direct vanuit AFAS
HR-team kan dankzij training en kennisoverdracht zelfstandig verder bouwen
Vast aanspreekpunt bij Swyft voor optimalisaties, finetuning en verdere doorontwikkeling

“Waar we eerst gerust vier uur bezig waren met het onboarden van een nieuwe medewerker, zijn we nu in een kwartiertje klaar.” — Daphne, Lansigt

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft richtte niet alleen AFAS technisch in, maar dacht mee over hoe Lansigt er in de praktijk mee zou werken. Van procesanalyse en data-imports tot workflows, training en optimalisatie na livegang: de focus lag steeds op een oplossing die HR zelf begrijpt, gebruikt en verder kan uitbouwen.

Procesanalyse en inrichting van AFAS HRM en payroll
Workflowinrichting, data-imports en kennisoverdracht
Trainingen verzorgd door Jorrit en doorlopende optimalisatie na livegang

Conclusie:

Met AFAS heeft Lansigt een schaalbare basis gelegd voor verdere digitalisering van HR en payroll. Handmatige afstemming heeft plaatsgemaakt voor gestructureerde workflows. Onboarding verloopt sneller, fouten worden eerder voorkomen en HR houdt meer ruimte over voor inhoudelijk werk. De combinatie van AFAS-kennis, kritisch meedenken en praktische vertaling maakte Swyft voor Lansigt een waardevolle partner.

“Up-to-date expertise, écht meedenken en de vertaalslag kunnen maken tussen het IT-stuk en de praktische invulling voor ons als HR — dat is wat de samenwerking met Swyft zo waardevol maakt.” – Daphne, Lansigt