Onboarding Tess
Haal het maximale uit Tess met Swyft
Tess brengt relatiebeheer en practice management samen in één platform, speciaal gebouwd voor accountantskantoren. Gebouwd op Salesforce.
Maar juist omdat Tess zoveel kan, familieverbanden, dienststructuren, jaarlijkse projecten, complexe facturatiemodellen, vraagt de inrichting om expertise. Swyft zorgt dat het platform aansluit op jouw kantoor. Van relatiestructuren en dienstoverzichten tot workflows en koppelingen. Precies zoals jouw kantoor het nodig heeft.
Tess Implementatie
Een goede Tess-implementatie begint ruim vóór de eerste sessie. Swyft begeleidt het volledige traject: van kick-off en scopebepaling tot go-live en de eerste facturatie. We vertalen jouw kantoorprocessen naar een werkende inrichting in Tess.
Samen met de key users begeleiden we jullie stap voor stap door alle onderdelen:
- Accounts en contactpersonen
- Dienstverlening
- Doorbelasting en facturatie
- Projecten en activiteiten
- Koppelingen
- Go-live en validatie
We sluiten af met een gecontroleerde livegang. Zodat jouw team direct kan werken, zonder verrassingen.
Tess Optimalisatie
Je gebruikt Tess al een tijdje, maar ergens is er toch weer een Excel bijgekomen, kost de facturatie meer tijd dan het zou moeten, of werken medewerkers om het systeem heen in plaats van ermee?
Dan is het tijd om de inrichting opnieuw tegen het licht te houden. Swyft kijkt samen met jou naar hoe het systeem nu wordt gebruikt en waar het beter kan. Denk aan geoptimaliseerde facturatieafspraken zodat de maandelijkse facturatie weer snel en vloeiend verloopt, of medewerkers die door een betere inrichting van rechten en overzichten weer weten waar ze moeten zijn.
Het doel is altijd hetzelfde: Tess moet voor je werken, niet andersom.
Tess Rapportage en Dashboards
Tess heeft standaard al verschillende rapportages en dashboards aan boord. Dit is echter maar het topje, en is de kans groot dat essentiële overzichten ontbreken. De data zit in het systeem, alleen merken wij dat het optimaal benutten hiervan ingewikkeld en tijdrovend kan zijn voor accountantskantoren.
Swyft bouwt precies de rapporten en dashboards die jij wil zien, in de weergave die voor jouw team het meest logisch werkt. Zo kun je weer sturen op data die echt belangrijk is.
Voorbeelden van rapporten die we voor Tess-klanten bouwen:
- OHW: grip op onderhanden werk en openstaande omzet
- Productie: inzicht in output en bezettingsgraad
- Jaar-op-jaar vergelijking: productiecijfers afgezet tegen dezelfde periode in voorgaande jaren
- Overuren en verlof: voor betere sturing op planning en capaciteit
Dit en nog vele andere inzichten bouwt Swyft op maat zodat jij tijd hebt voor de dingen die er echt toe doen.
Tess Training
Bij een Tess-implementatie zijn er meestal één of twee key users die het systeem goed leren kennen. Niet iedereen kan bij de implementatie aanwezig zijn, en key users hebben ook gewoon hun eigen werk. Medewerkers die het systeem niet goed begrijpen, vallen snel terug op Excel of in oude gewoontes, en dat is precies wat je wil voorkomen.
Swyft verzorgt trainingen op locatie of remote, afgestemd op de rol van de medewerker. Of het nu gaat om medewerkers die leren uren schrijven en declareren, of beheerders die de inrichting moeten begrijpen. Wij zorgen dat iedereen weet hoe ze optimaal met Tess kunnen werken.
Zo werkt het hele kantoor optimaal met Tess waardoor medewerkers weer kunnen doen waar ze echt goed in zijn.
Dit mag je verwachten van de Swyft-implementatie.
Kick-off & Analyse
- Processen, systemen en doelen volledig in kaart
- Focus op het totale softwarelandschap
- Helder vertrekpunt voor inrichting & migratie
Template inrichting
- Best practice template speciaal voor jouw kantoor
- Direct bruikbaar voor uren, projecten en budgetbewaking
- Minder configuratie, sneller resultaat
Datamigratie
- Verzamelen, schonen en converteren van data
- Minimale belasting voor jouw team
- Foutloze migratie op basis van tientallen trajecten
Integraties met andere systemen
- Koppelingen leggen
Inrichten van doorbelastingen
- Bijvoorbeeld voor salarisverwerkingen en licenties.
- Minder fouten, minder handmatig werk
Training & adoptie
- Per functiegroep: partners, assistenten, backoffice
- Gericht op gedrag, gebruik en dagelijks werk
- Betere adoptie, blijvende verandering
Nazorg & optimalisatie (optioneel)
- Monitoring en doorlopende optimalisatie
- Advies over procesverbetering en extra modules
- Jouw partner na livegang
Live, Life,🧡, IT!
Lees meer over onze Tess onboardingen.
Lees het verhaal van Smit & de WolfLet’s talk (about) IT
Vertel ons jouw uitdaging en wij nemen persoonlijk contact op om samen de volgende stap te zetten.
Ontmoet Jorrit
Senior ConsultantWij zijn echte mensen, dus je krijgt snel een persoonlijke reactie. 🙂
"*" geeft vereiste velden aan