Simplicate implementatie bij PvdW: van inrichting naar direct gebruik

Van een goede inrichting naar een directe start met Simplicate

Punt & Van de Weerdt Belastingadviseurs

Simplicate implementatie van inrichting naar direct gebruik met Simplicate

Punt & Van de Weerdt Belastingadviseurs is een fiscaal advieskantoor met een sterke focus op persoonlijke dienstverlening. Met een groeiende praktijk en een duidelijke behoefte aan overzicht wilde het kantoor efficiënter werken met klantinformatie, projecten en facturatie. Bij de overstap naar Simplicate lag de focus daarom niet op een uitgebreide herinrichting, maar op een praktische en beheersbare uitrol. Een goed gevulde CRM-omgeving en een helder factuursjabloon vormden de basis. Swyft ondersteunde waar nodig, zodat het team zich kon richten op de adoptie van het nieuwe systeem en snel en efficiënt live kon gaan.

De uitdaging: een Simplicate implementatie zonder complexiteit

Vanaf de start was duidelijk dat PvdW vooral vooruit wilde. Het systeem moest direct werken en aansluiten op de bestaande werkwijze, zonder dat daar een langdurig implementatietraject voor nodig was. Dat vroeg om een praktische aanpak en een logische inrichting die herkenbaar blijft in het dagelijks gebruik.

In de praktijk kwam deze focus terug in de manier waarop de inrichting werd aangepakt. Om het proces overzichtelijk te houden, is gewerkt met vaste templates bij de inrichting. Deze gaven richting aan het traject en hielpen om keuzes sneller en consistenter te maken, terwijl er voldoende ruimte bleef om aan te sluiten op de praktijk van de organisatie.

Stap één was het voorbereiden en importeren van de CRM-data. Door bestaande gegevens vooraf te controleren, op te schonen en logisch te structureren, kon het systeem vanaf dag één worden gebruikt. Dit voorkwam extra correcties achteraf en gaf het team direct vertrouwen in het werken met Simplicate.

Stap twee was het opzetten van een factuursjabloon dat aansluit op de bestaande processen. Door hier bewust op aan te sluiten bij de dagelijkse werkwijze bleef facturatie herkenbaar en logisch voor het team.

Stap drie was het bepalen wat goed te standaardiseren is en waar juist flexibiliteit nodig blijft. Deze afweging zorgt ervoor dat het systeem niet alleen nu goed werkt, maar ook kan meegroeien met de praktijk en toekomstige wensen.

Inzichten uit het traject

Dit traject liet zien dat een succesvolle livegang niet altijd vraagt om uitgebreide inrichting. Juist door de focus te leggen op gebruik en adoptie, ontstaat snelheid en eigenaarschap binnen het team.

Belangrijke inzichten:

Een goed gevulde CRM-omgeving is essentieel voor een vliegende start
Standaardisatie werkt alleen als deze aansluit op de praktijk
Zelf doen vergroot betrokkenheid en begrip van het systeem
Gerichte ondersteuning op de juiste momenten voorkomt vertraging

Rol van Swyft en onze aanpak

Swyft ondersteunde Punt & Van de Weerdt Belastingadviseurs bij onderdelen van de inrichting die meer technische kennis of voorbereiding vroegen. De focus lag daarbij op de CRM-import en het opzetten van een factuursjabloon dat aansluit op de bestaande werkwijze. Daarnaast is meegedacht over inrichting en standaardisatie, zonder het proces over te nemen.

In dit traject bleek het praktisch om werkzaamheden te verdelen. Onderdelen die complex zijn of veel tijd kosten, zoals data-import en technische inrichting, zijn samen met Swyft opgepakt. Daardoor kon het team zich richten op het werken met het systeem zelf en het integreren ervan in de dagelijkse praktijk.

Onze rol bestond uit:

Ondersteuning bij de CRM-import
Inrichting van het factuursjabloon
Advies over standaardisatie en gebruik
Delen van best practices uit vergelijkbare implementaties
Beschikbaarheid voor vragen en afstemming tijdens de uitrol en na livegang

Deze aanpak gaf PvdW de ruimte om het systeem zelf in gebruik te nemen, met ondersteuning op de onderdelen waar dat het meeste oplevert.

Resultaat: live en zelfstandig verder

PvdW is inmiddels live met Simplicate. De CRM-data is geïmporteerd, facturatie sluit aan op de werkwijze en het team werkt zelfstandig met het systeem.

De gekozen aanpak heeft gezorgd voor een snelle start én een stevige basis voor verder gebruik. Medewerkers weten hun weg in het systeem en kunnen het dagelijks inzetten, terwijl er ruimte blijft om later verder te optimaliseren.