Hoe Novèns zes vestigingen op één lijn kreeg in de softwareselectie

Softwareselectie & IT-begeleiding

Hoe Novèns zes vestigingen op één lijn kreeg in de softwareselectie

Novèns

Novèns, een samenwerkingsverband van zes accountantskantoren in de Duin- en Bollenstreek, wist dat het van de centrale server af wilde. Omdat de keuze voor nieuwe software alle zes vestigingen raakt, nam de directie de tijd om die zorgvuldig en gezamenlijk te maken. Er werden demo’s bekeken en voorkeuren besproken, en al snel werd duidelijk dat een goede keuze om meer vraagt dan alleen het vergelijken van pakketten. Minstens zo belangrijk was de vraag: wat willen we als organisatie?

“Bij een stap die alle zes kantoren raakt, vinden we het belangrijk dat iedereen er volledig achter staat. Daar nemen we bewust de tijd voor.” – Joost, Novèns

De uitdaging: zes vestigingen en één gezamenlijke keuze

Novèns begon in 2000 met twee kantoren en telt inmiddels zes vestigingen met elk tussen de 10 en 20 medewerkers. De vestigingen behouden bewust hun kleinschaligheid, maar werken achter de schermen steeds meer samen op onder andere automatisering.

De automatisering draaide grotendeels op een eigen serveromgeving, waardoor koppelingen met online software steeds lastiger werden.De overstap van vaste computers naar laptops was een eerste stap; nu moesten ook de laatste softwarepakketten van de server af.

Novèns ging eerst zelf aan de slag met de softwareselectie en bekeek verschillende pakketten. Dat gaf een goed beeld van het aanbod en bracht ook belangrijke vragen naar boven over wat de vestigingen precies nodig hadden. Zodra er een voorkeur ontstond, kwamen er nieuwe vragen en bezwaren op. Novèns wilde die eerst goed beantwoorden voordat er een definitief besluit viel.

Inzichten

De oplossing: eerst bepalen wat je wilt, dan pas kijken wat er is

Novèns kwam bij Swyft terecht via een accountancybeurs, waar een collega van Joost in gesprek raakte met Jorrit. Toen de directie besloot om het traject met onafhankelijke begeleiding voort te zetten, nam Novèns contact met hem op. Jorrit koos voor een aanpak waarin de organisatie centraal stond. In plaats van direct naar pakketten te kijken, bracht hij eerst samen met de directie in kaart wat Novèns nodig had en welke eisen het belangrijkst waren. Pas daarna werd bekeken welke oplossingen daarbij aansloten.

Met interactieve sessies, onder andere via Mentimeter, werden verschillen in mening zichtbaar en brachten de firmanten samen hun must-haves en nice-to-haves in kaart. Daaruit bleek dat de zes vestigingen in de basis al grotendeels op één lijn zaten.

Op basis van die eisen kregen leveranciers de opdracht om tijdens hun demo te laten zien wat voor Novèns relevant was. Iedere demo werd aan de hand van dezelfde criteria beoordeeld en gescoord. Daardoor konden pakketten beter worden vergeleken en kon het team bij het maken van keuzes teruggrijpen op wat vooraf was afgesproken.

Jorrit stelde daarnaast scherpe vragen over bijvoorbeeld de roadmaps van leveranciers. Hoe concreet zijn toekomstige ontwikkelingen? En welke toezeggingen kunnen daadwerkelijk worden waargemaakt? Die kritische houding nam Novèns mee tot in de contractonderhandelingen.

“Door die vragen zijn we zelf veel bewuster en scherper geworden richting leveranciers. Dat heeft echt geholpen.” – Joost, Novèns

Voor de jaarrekeningsoftware leidde het traject tot een nieuwe keuze. Voor CRM en uren besloot Novèns bij de huidige leverancier te blijven, maar wel naar de cloud-omgeving. Uit de gesprekken met de leverancier bleek die een passende route te bieden om van de server af te gaan en bovendien te werken aan verdere modernisering. Volgens Joost voelde dat na alle onderzochte alternatieven even dubbel, maar het gaf ook rust: ook blijven was nu een onderbouwde keuze.

Wat het traject opleverde:

Beter inzicht in de wensen en eisen van toekomstige software
Meer draagvlak binnen de directie van alle zes vestigingen
Nieuwe jaarrekeningsoftware geselecteerd op basis van vooraf opgestelde eisen
Bewuste keuze om voor CRM en uren bij de huidige leverancier te blijven
Meer houvast in gesprekken en onderhandelingen met leveranciers

“We hebben echt het gevoel dat we zelf – en bewust! – de keuzes hebben gemaakt.” – Joost, Novèns

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft begeleidde het traject als onafhankelijke partij, zonder belang bij een specifieke leverancier. Jorrit bewaakte het proces en hielp Novèns om tot een onderbouwde keuze te komen.

Samen bepalen wat Novèns nodig heeft en belangrijk vindt
Eisen en prioriteiten vertalen naar een vaste meetlat voor leveranciers
Regie voeren op demo’s en pakketten objectief vergelijken
Kritisch doorvragen op roadmaps, toezeggingen en haalbaarheid

De samenwerking loopt inmiddels verder dan alleen de softwareselectie. Jorrit ondersteunt Novèns ook bij de overstap naar SharePoint. Met meerdere IT-ontwikkelingen tegelijk helpt het volgens Joost om één persoon te hebben die het proces bewaakt en overzicht houdt. Hij omschrijft de samenwerking als professioneel, betrokken en helder.

“Vooral de betrokkenheid vind ik heel sterk. Er wordt echt geluisterd naar onze wensen en onze situatie. Vooral ook naar de mensen in plaats van alleen naar de data.” – Joost, Novèns

Conclusie:

Voor Novèns bleek het vinden van software niet de lastigste stap, maar vooral samen bepalen wat de organisatie nodig had. De belangrijkste les voor andere kantoren: begin niet bij de software, maar bij je eigen organisatie. Joost heeft daarom een duidelijke tip:

“Denk vooral niet dat je zelf alles weet en alles kunt bedenken. Laat je goed begeleiden, zodat je ontdekt waar je naar op zoek bent en onderbouwd tot de juiste keuze komt.” – Joost, Novèns