Onderhoud en Optimalisatie

Bannink Accountants

Optimalisatie met slimme koppelingen en doorlopende procesverbeteringen.

Afas Twinfield koppeling was het startpunt van een doorlopend ondersteuning bij onze buren Bannink Accountants. We begonnen met het automatiseren van de loonjournaalposten, een proces dat voorheen volledig handmatig van AFAS naar Twinfield werd overgezet en daardoor veel tijd kostte en foutgevoelig was. Daarna hebben we gekeken naar de verbetering van Wwft-processen en het automatisch deponeren van jaarstukken bij de KvK.

Swyft ondersteunt het kantoor continu door processen te verbeteren, koppelingen te realiseren en automatisering door te voeren waar mogelijk. Dankzij onze korte lijnen en directe ondersteuning kan het team van Bannink elke stap direct toepassen. Hierdoor is de salarisadministratie niet alleen efficiënter en betrouwbaarder geworden, maar ook klaar voor verdere optimalisaties. Zo ontstaat een structurele verbetering van hun workflows, waardoor het kantoor zich volledig kan richten op klanten en strategische taken.

Uitdagingen vooraf:

Voordat Swyft betrokken werd, had Bannink te maken met meerdere uitdagingen in de salaris- en administratieprocessen:

Handmatige verwerking van loonjournaalposten vanuit AFAS naar Twinfield
Loonstroken was niet optimaal ingericht, met veel handmatige correcties
Tijdrovende maandelijkse salarisverwerking
Automatisch deponeren van jaarstukken bij de KvK koste onnodig veel tijd
Behoefte aan ondersteuning bij een selectie van software voor Wwft-processen
Noodzaak om processen schaalbaar, betrouwbaar en toekomstbestendig te maken

Inzichten

Het project bij Bannink leverde belangrijke inzichten en concrete verbeteringen op:

Door het automatiseren van de loonjournaalposten werd het maandelijkse werk aanzienlijk sneller en betrouwbaarder. Tegelijkertijd hebben de mogelijkheid aangegrepen om de Wwft-processen verder te automatiseren en het proces om jaarstukken deponeren te stroomlijnen. We hebben geleerd dat koppelingen tussen systemen pas optimaal werken wanneer ze aansluiten op de dagelijkse werkroutines van medewerkers. Procesoptimalisatie kan parallel lopen aan automatisering, waardoor medewerkers direct profiteren van tijdwinst en overzicht. Onze ondersteuning zorgt voor focus en vertrouwen.

Belangrijkste resultaten:

Afas Twinfield koppeling gerealiseerd voor automatische maandelijkse loonjournaalposten
Optimalisatie en autorisatie van 56% van de loonstroken
Automatisch deponeren van jaarstukken bij de KvK
Advies en begeleiding bij implementatie, testfase en Wwft-softwareselectie
Duurzame vermindering van handmatig werk en fouten
Snellere, betrouwbare en overzichtelijke salarisadministratie

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft combineerde IT-expertise met praktische procesverbetering om de automatisering en optimalisatie bij Bannink te realiseren:

Analyse van bestaande processen en identificatie van bottlenecks
Realisatie van de Afas Twinfield koppeling inclusief testfase en validatie
Optimalisatie van loonstroken en autorisaties
Automatisering van repetitieve taken, zoals jaarstukken deponeren
Selectietraject voor Wwft-software met advies over implementatie
Kritisch toetsen van keuzes, met focus op resultaat en gebruiksvriendelijkheid
Ondersteuning tijdens cruciale momenten zoals testen en livegang

Door korte lijnen en directe samenwerking kon het team van Bannink snel schakelen en meteen profiteren van de voordelen.

Conclusie:

Dankzij de Afas Twinfield koppeling en de doorlopende optimalisaties zijn processen bij Bannink Accountants fundamenteel verbeterd. Wat eerst tijdrovend en foutgevoelig was, verloopt nu automatisch, betrouwbaar en efficiënt. De optimalisatie van 56% van de loonstroken en de koppeling voor loonjournaalposten zorgt voor structurele tijdwinst en minder handmatige correcties. Automatisch deponeren van jaarstukken en verbeterde Wwft-processen maken de workflows schaalbaar en toekomstbestendig.

Het kantoor kan zich volledig concentreren op klantgerichte en strategische werkzaamheden, terwijl de basis is gelegd voor verdere procesverbetering. Zoals Dennis van Bannink aangeeft: “Met de koppeling en optimalisaties van Swyft verloopt onze salarisverwerking sneller, betrouwbaarder en zonder onnodig handwerk.” Door slimme IT-oplossingen te combineren met praktische procesaanpak laat Swyft zien hoe efficiëntie, betrouwbaarheid en continu verbeteren hand in hand kunnen gaan.