Hoe Guidon het aangifteproces versnelde met AFAS en PKIsigning

PKIsigning Integratie & Rebranding

Hoe Guidon het aangifteproces versnelde met AFAS en PKIsigning

Guidon

De samenwerking met Guidon begon met een duidelijke behoefte: het ondertekeningsproces voor belastingaangiften eenvoudiger en gebruiksvriendelijker maken. Voorheen verliep het tekenen via de externe portal van AFAS zelf, een omgeving die voor klanten niet intuïtief was en regelmatig voor vragen en extra behandeling zorgde. Swyft realiseerde de koppeling tussen AFAS en PKIsigning, waardoor aangiften voortaan via één vertrouwde omgeving worden aangeboden, gevolgd en ondertekend. Naast de integratie begeleidde Swyft ook de volledige rebranding van de AFAS InSite-omgeving bij de overgang van Actan huisstijl naar Guidon huisstijl, inclusief structuur en gebruiksgemak.

Swyft ondersteunt het kantoor continu: van implementatie en testfase tot doorlopend contact en concrete optimalisaties. Dankzij die korte lijnen kan het team van Guidon snel schakelen, zelf verder bouwen en het proces blijven verbeteren. Het resultaat is een aangifteproces dat niet alleen sneller en overzichtelijker verloopt, maar ook klaar is voor verdere uitbreiding.

De uitdaging: beter grip op het ondertekeningsproces

Voordat Swyft betrokken werd, ondertekenden klanten hun aangiften via de externe portal van AFAS. In de praktijk vroeg deze omgeving soms extra uitleg: niet iedereen kon direct inloggen of het proces soepel doorlopen. Dat leidde tot extra contactmomenten en handmatig ondersteunend werk. Een belangrijk verbeterpunt dat de basis vormde voor een betere, gebruiksvriendelijkere aanpak.

Een tweede optimalisatie mogelijkheid zat in het gebrek aan overzicht na verzending. Zodra een aangifte via de portal werd verstuurd, verdween die uit het zicht van de medewerkers. Er was geen manier om een herinnering te sturen, de status bij te houden of te controleren of een aangifte daadwerkelijk was ondertekend en ingediend.

Daarnaast werkte Guidon al met PKIsigning voor andere documenten, maar dat systeem was nog niet gekoppeld aan AFAS. Klanten moesten daardoor op meerdere plekken tekenen, afhankelijk van het type document. De wens was helder: één centrale, vertrouwde omgeving voor alle ondertekeningen, eenvoudig voor klanten en volledig inzichtelijk voor het kantoor.

Inzichten

De oplossing: AFAS – PKIsigning koppeling met gekwalificeerde handtekening

Het traject bij Guidon leverde waardevolle inzichten op over hoe automatisering pas echt werkt als het aansluit op de dagelijkse werkroutines van medewerkers. De koppeling tussen AFAS en PKIsigning was technisch de kern, maar de meerwaarde zat in het totaalplaatje: overzicht, controle en gebruiksgemak voor zowel medewerkers als klanten. Tegelijkertijd bood het traject de kans om de volledige InSite-omgeving te professionaliseren, van verouderde kleuren en onnodige rapportages tot een huisstijl die volledig aansloot op de nieuwe Guidon-identiteit. Optimalisatie van het systeem en de rebranding konden zo hand in hand lopen, met direct resultaat voor iedereen die dagelijks met AFAS.

Fijne werkomgeving vergroot de acceptatie

De omgeving van AFAS InSite is volledig aanpasbaar aan je huisstijl en hier is veel aandacht aan besteed. Swyft liet deze volledig aansluiten op de nieuwe branding en optimaliseerde overzichten, menustructuren en opbouw van pagina’s. Dit werd grotendeels zelfstandig uitgevoerd en zonder dat het de dagelijkse werkzaamheden verstoorde. Daarnaast werden ongebruikte pagina onderdelen en rapportages opgeschoond. Wat overbleef was een overzichtelijke, herkenbare werkomgeving die medewerkers direct beter begrepen en meer inzicht gaf in de status van aangiften.

“De rebranding gaf zo’n heel andere look and feel van AFAS. Daar zijn we tot op de dag van vandaag nog zo blij mee.” — Nicolette, Guidon

Belangrijkste resultaten:

AFAS PKIsigning koppeling gerealiseerd voor digitaal ondertekenen van IB- en VPB-aangiften
Verwerkingstijd per verstuurde aangifte bijna gehalveerd, van dertig naar vijftien à twintig minuten
Volledig overzicht op status, doorlooptijd en openstaande ondertekeningen
Mogelijkheid tot eenvoudig versturen van digitale herinneringen vanuit PKIsigning
Volledige rebranding van InSite doorgevoerd bij overgang van Actan naar Guidon
Rapportages opgeschoond en vereenvoudigd voor meer overzicht en minder verwarring
Structurele vermindering van handmatig werk, en verhoging van het gebruiksgemak

“De verwerkingstijd van fiscale aangiften is bijna gehalveerd en we hebben nu volledig zicht op de voortgang.” — Nicolette, Guidon

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft combineerde technische expertise met een praktische, meedenkende aanpak om zowel de integratie als de rebranding bij Guidon te realiseren:

Analyse van het bestaande ondertekenings- en aangifteproces en identificatie van knelpunten
Realisatie van de AFAS PKIsigning koppeling inclusief testfase, validatie en livegang
Opbouw van de workflow samen met de interne projectverantwoordelijke, inclusief kennisoverdracht
Proactief advies over verbeteringen in AFAS buiten de directe opdracht, van navigatiestructuur tot rapportage filters
Volledige rebranding van de InSite-omgeving: nieuwe huisstijlkleuren, logo, opbouw en gebruiksgemak.
Betrokkenheid, ook na livegang, met lage drempel voor vragen en aanpassingen

Door een dag samen op kantoor te werken én daarna laagdrempelig bereikbaar te blijven, kon het team van Guidon snel zelfstandig worden en het proces blijven doorontwikkelen.

Conclusie:

Dankzij de AFAS PKIsigning koppeling en de doorlopende samenwerking met Swyft is het aangifteproces bij Guidon fundamenteel verbeterd. Wat voorheen handmatig, inefficiënt en onzichtbaar was, verloopt nu gestructureerd, overzichtelijk en efficiënt. Aangiften blijven nu zichtbaar in beeld, klanten worden eenvoudig herinnerd en de verwerkingstijd is bijna gehalveerd. Guidon beschikt nu over een schaalbare en toekomstbestendige basis voor verdere digitalisering van fiscale processen. Zoals Nicolette van Guidon aangeeft: “De samenwerking met Swyft is super, heel prettig schakelen en dat merk je in alles.”