Vlotte livegang met Simplicate bij Voss Architectenbureau

Simplicate Onboarding

Voss Architectenbureau

Goede onboarding als basis voor een vlotte livegang

Architectenbureau Voss B.V. is een architectenbureau uit Eindhoven, actief in zowel interieur- als exterieurarchitectuur. Met een team van negen mensen en circa vijftig lopende projecten werkte het bureau een lange tijd met Excel voor urenregistratie, budgetbewaking en facturatie. Overzichtelijk, maar volledig handmatig en steeds minder passend bij de groei van de organisatie.

Vanaf de start met Simplicate was één ding duidelijk: een goede onboarding is bepalend voor hoe soepel je live gaat. Niet alleen het systeem zelf, maar vooral de voorbereiding en de samenwerking tijdens het traject maken daarin het verschil.

De uitdaging: vertalen van werkwijze naar systeem

Voss werkt met verschillende projecttypen en faseringen. Exterieurprojecten volgen de bekende architecten fases, terwijl interieurprojecten vaak korter lopen en sneller richting uitvoering gaan. Er is geen formele projectleider; project architecten zijn grotendeels zelf verantwoordelijk, met afstemming richting de partners.

De uitdaging zat niet in het systeem zelf, maar in de vertaling van deze werkwijze naar een inrichting die logisch blijft voor het team. Rollen, urensoorten en projectstructuren moesten aansluiten op hoe Voss al werkt, zonder het gevoel dat het systeem wordt “opgelegd”.

Wat dit traject sterk maakte, was de manier waarop Voss de onboarding benaderde. Instructies werden goed opgevolgd, taken serieus opgepakt en er werd bewust tijd vrijgemaakt. In plaats van te wachten op een ideale periode, koos Voss ervoor om gewoon te starten en één persoon de ruimte te geven om zich hier op te focussen.

Die voorbereiding zorgde voor rust en overzicht tijdens de onboarding. Keuzes konden sneller worden gemaakt en er was ruimte om samen na te denken over wat wel en niet past.

Begeleiding: één keer goed ingericht

Tijdens de onboarding lag de focus op het begrijpen van de context: hoe werkt dit bureau, hoe lopen projecten en waar moet het systeem ondersteunen in plaats van sturen. Door die gezamenlijke vertaalslag kon de inrichting efficiënt en zorgvuldig worden gedaan.

Vanuit Voss werd de begeleiding ervaren als zorgvuldig en deskundig. Doordat er goed begrip was van het pakket, konden vragen snel worden opgepakt en werd de inrichting in één keer goed neergezet. Dat zorgde voor rust in het traject en beperkte correcties achteraf.

Rol van Swyft en onze aanpak

Swyft begeleidde Voss Architecten tijdens de Simplicate onboarding, met focus op een inrichting die aansluit op de bestaande werkwijze en ruimte laat voor eigenaarschap binnen het team. Daarbij lag de nadruk op begeleiden en meedenken, zonder het proces over te nemen. Dit bestond onder andere uit:

Meedenken over rollen, urensoorten en instellingen, zodat het systeem aansluit op hoe het team dagelijks werkt.
Ondersteuning bij het maken van inrichtingkeuzes, met oog voor eenvoud, herkenbaarheid en toekomstig gebruik.
Delen van ervaringen en best practices uit vergelijkbare trajecten, om het onboardingproces efficiënt en overzichtelijk te houden.

De toegevoegde waarde van Swyft zat vooral in het begrijpen van de context van het bureau en het vertalen daarvan naar een inrichting die werkt in de praktijk. Door deze aanpak bleef het team eigenaar van het systeem en kon de aandacht liggen op adoptie en gebruik. Dit zorgde voor een onboarding die niet alleen technisch klopt, maar ook wordt gedragen binnen de organisatie en bijdraagt aan een vlotte livegang.

Resultaat: een stevige basis voor een vlotte livegang

Het resultaat is een vlotte livegang en een inrichting die goed aansluit op de dagelijkse praktijk van Voss. Projectstructuren zijn helder opgezet, urenregistratie sluit logisch aan op de verschillende projecttypen en budgetbewaking is overzichtelijker en minder foutgevoelig dan voorheen. Hierdoor heeft het team meer grip op lopende projecten, zonder dat dit extra handelingen of complexiteit met zich meebrengt.

Doordat de basis in één keer zorgvuldig is ingericht, kan Voss efficiënt doorwerken en blijft de aandacht liggen bij het ontwerp- en projectwerk, in plaats van bij het systeem. Correcties achteraf zijn beperkt en medewerkers weten goed hoe ze Simplicate in hun dagelijkse werk kunnen gebruiken.

Daarnaast biedt deze inrichting ruimte om verder te groeien. Wanneer de organisatie zich ontwikkelt of processen veranderen, kan Simplicate eenvoudig worden doorontwikkeld. Zo vormt de huidige inrichting niet alleen een solide start, maar ook een flexibele basis voor verdere optimalisatie in de toekomst, met de mogelijkheid om ondersteuning in te schakelen wanneer dat nodig is.