Datamigratie ExactOnline naar Simplicate

DP6 Architectuurstudio

Hoe DP6 met een zorgvuldige, beheersbare datamigratie grip kreeg op jaar overstijgende projecten, uren en kosten

DP6 Architectuurstudio werkt aan architectuur die jaren meegaat, en hun projecten doen dat ook. Lopende opdrachten beslaan meerdere jaren, met wisselende fases, indexeringen en een rijke projecthistorie. Toen DP6 besloot over te stappen van Exact Online naar Simplicate, was één ding essentieel: het nieuwe systeem moest direct een volledig en betrouwbaar beeld geven van projecten, uren en kosten. Swyft begeleidde DP6 bij de volledige datamigratie, met oog voor detail, historie en de dagelijkse praktijk van het kantoor.

De uitdaging: Simplicate werkt anders dat Exact Online

De overstap van Exact Online naar Simplicate bleek geen standaard migratie. DP6 werkt met langdurige projecten waarvan de volledige geschiedenis nodig is om goed te kunnen sturen. Daarbij worden tarieven jaarlijks geïndexeerd, wat betekent dat prijzen per jaar verschillen maar wel in samenhang bekeken moeten blijven.

Daarnaast sluit de manier waarop Exact Online projecten en diensten kent niet één-op-één aan op de structuur van Simplicate. Dat vroeg om meer dan techniek alleen: er was interpretatie nodig om data betekenisvol over te zetten.

De belangrijkste uitdagingen waren:

Meerjarige projecten inclusief volledige historie migreren
Correct meenemen van uren, kosten en opbrengsten
Omgaan met jaarlijkse prijsindexaties
Vertalen van Exact-structuren naar diensten in Simplicate
Continuïteit waarborgen voor het team tijdens de overstap

Inzichten

Deze migratie bevestigde hoe belangrijk het is om niet alleen naar data te kijken, maar vooral naar context. Projectinformatie is pas waardevol als deze herkenbaar blijft voor gebruikers. Door samen met DP6 de projectstructuren en diensten te analyseren, ontstond een inrichting die logisch aanvoelt en aansluit bij de dagelijkse werkwijze.

Projectinzichten:

Historische data is cruciaal voor vertrouwen in een nieuw systeem
Een gefaseerde migratie voorkomt fouten en onrust
Interpretatie is onmisbaar wanneer systemen fundamenteel anders werken
Intensieve samenwerking versnelt besluitvorming en verhoogt kwaliteit

Het resultaat is niet alleen een geslaagde migratie, maar ook een beter begrip van hoe Simplicate optimaal ingezet kan worden binnen DP6.

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft begeleidde de volledige datamigratie van Exact Online naar Simplicate, van voorbereiding tot oplevering. We kozen bewust voor een stapsgewijze en beheersbare aanpak, waarbij elk onderdeel afzonderlijk werd gevalideerd.

Onze rol bestond uit:

Voorbereiding en uitvoering van de volledige datamigratie
Migratie van projecten, diensten, uren en kosten
Vertaling van Exact-structuren naar Simplicate-diensten
Afstemming met het projectteam van DP6
Borging van datakwaliteit en samenhang

Deze aanpak zorgde voor rust in het traject en vertrouwen in het eindresultaat. Zoals Betty, back-office medewerker bij DP6, het treffend verwoordde: “Als ik alles zelf had moeten doen was het een ramp 😉”

Conclusie:

De migratie van Exact Online naar Simplicate bij DP6 laat zien dat succesvolle digitalisering begint bij zorgvuldigheid en samenwerking. Door rekening te houden met meerjarige projecten, prijsindexaties en historische context, is een solide fundament gelegd voor verdere professionalisering. DP6 werkt nu met één centrale omgeving waarin projecten, uren en kosten samenkomen, zonder het verleden los te laten. Simplicate ondersteunt het kantoor in overzicht, inzicht en rust, precies wat nodig is om te blijven ontwerpen met focus op kwaliteit en toekomstwaarde.