Simplicate onboarding

Van Pinxteren & Klomp Accountants en Adviseurs

Versnelt facturatie en urenregistratie met slimme koppelingen in Simplicate.

Simplicate gedegen implementeren en slim koppellen stond centraal bij Van Pinxteren & Klomp Accountants en Adviseurs om de efficiëntie van hun administratieve processen aanzienlijk te verhogen. Met 15 medewerkers en een structuur van vijf entiteiten werkte het kantoor tot voor kort met tijdrovende handmatige processen bij facturatie, urenregistratie en projectbeheer. Swyft begeleidde de volledige onboarding van Simplicate, inclusief koppelingen met Fiscaal Gemak, MijnKantoor, Sharepoint en het boekhoudpakket. Het doel was een factor 10 snellere facturatie en zelfstandige urenregistratie voor alle medewerkers. Dankzij de slimme koppelingen en procesoptimalisatie kan het team vanaf dag één effectief werken, terwijl de basis is gelegd voor verdere automatisering en doorontwikkeling.

Uitdagingen vooraf:

Voorafgaand aan de onboarding van Simplicate stonden VPKL voor diverse uitdagingen:

Handmatige en tijdrovende facturatieprocessen
Iedere nieuwe gebruiker kostte 2 uur om aan te maken of af te melden, inclusief rechtenbeheer
Complexiteit door vijf entiteiten binnen de bedrijfsstructuur
Facturatie en urenregistratie waren traag en foutgevoelig
Behoefte aan koppelingen met Fiscaal Gemak, MijnKantoor, Sharepoint en het boekhoudpakket
Projectimport en CRM-gegevens moesten goed voorbereid worden
Medewerkers moesten zelfstandig en snel uren kunnen schrijven
Doel: live in december klaar, gebruik in januari

Inzichten

De samenwerking benadrukte dat een sterke koppeling tussen systemen pas echt werkt als de processen van het kantoor goed zijn afgestemd. Het team leerde hoe workflows optimaal aansluiten bij dagelijkse routines en dat voorbereiding cruciaal is bij projectimporten.

Projectinzichten:

Door de Simplicate koppelingen en onboarding te implementeren, realiseerde VPKL concrete verbeteringen:

Koppeling met Fiscaal Gemak en boekhoudpakket voor automatische facturatie
Integratie met Sharepoint en MijnKantoor voor documentbeheer en workflow
Zelfstandige urenregistratie door alle medewerkers, zonder constante begeleiding
Snellere projectopzet en efficiëntere facturatie (maandelijks, kwartaal, abonnementen)
Reductie van handmatig werk bij nieuwe gebruikers en rechtenbeheer
Verbeterd overzicht over projecten, abonnementen en loonadministratie

De samenwerking benadrukte dat een sterke koppeling tussen systemen pas echt werkt als de processen van het kantoor goed zijn afgestemd. Het team leerde hoe workflows optimaal aansluiten bij dagelijkse routines en dat voorbereiding cruciaal is bij projectimporten.

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft zorgde voor een praktische, resultaatgerichte aanpak:

Volledige begeleiding bij Simplicate onboarding
Advies over entiteitenstructuur en benodigde gebruikersprofielen
Realisatie van koppelingen met Fiscaal Gemak, MijnKantoor, Sharepoint en boekhoudpakket
Procesoptimalisatie voor facturatie, urenregistratie en rechtenbeheer
Testen en begeleiden van implementatie om live-ready te zijn in december
Delen van best practices en tips voor zelfstandige urenregistratie

Door korte lijnen en directe samenwerking kon het kantoor direct profiteren van de nieuwe mogelijkheden en efficiëntieverbeteringen.

Conclusie:

Dankzij de Simplicate koppelingen zijn de administratieve processen bij Van Pinxteren & Klomp Accountants drastisch verbeterd. Facturatie verloopt nu veel sneller, met minder handmatige fouten, en medewerkers kunnen zelfstandig uren registreren. Integraties met Fiscaal Gemak, MijnKantoor, Sharepoint en het boekhoudpakket zorgen voor een soepele workflow en meer overzicht over projecten, abonnementen en loonadministratie. De onboarding legde een solide basis voor verdere automatisering en doorontwikkeling, waardoor het kantoor zich volledig kan concentreren op klantgericht werk en strategische opdrachten. Dankzij Swyft’s begeleiding en procesoptimalisatie kunnen de medewerkers nu direct efficiënt werken en zijn de systemen klaar om mee te groeien met toekomstige behoeften. VPKL heeft hiermee een toekomstbestendige, schaalbare en betrouwbare administratieve omgeving gerealiseerd.