Onderhoud en Optimalisatie

Nieuwe Veste

Van versnipperde IT naar één digitale waarheid.

Afas Twinfield koppeling was het startpunt van een doorlopend ondersteuning bij onze buren Bannink Accountants. Nieuwe Veste, het culturele hart van Breda, moderniseerde haar IT-landschap met Swyft. Van verouderde systemen naar een geïntegreerd ERP en een centrale digitale waarheid.

ERP implementatie begeleiding stond centraal bij Nieuwe Veste, de culturele organisatie van Breda die cursussen, kunst, educatie, evenementen en verhuur combineert. Onder de motorkap was de IT versnipperd: losse applicaties, verouderde systemen en geen centrale data-waarheid. Swyft hielp bij het creëren van overzicht, het selecteren van de juiste systemen en het begeleiden van de implementatie van ERP en koppelingen. Het doel: een toekomstvast IT-landschap dat alle processen ondersteunt en Nieuwe Veste in staat stelt zich volledig op haar bezoekers en cultuuractiviteiten te richten. Dit traject legde de basis voor een moderne, efficiënte digitale organisatie.

Uitdagingen vooraf:

Nieuwe Veste stond voor een complexe situatie: een versnipperd IT-landschap met veel losse applicaties en systemen die niet meer voldeden aan de groeiende behoeften. De organisatie had een beperkt budget en wist niet waar te beginnen.

Verouderde website die impact had op bezoekerservaring
Eind van levensduur ERP (Navision)
Losse applicaties zonder koppelingen
Geen centrale waarheid in data
Onzekerheid over geschikte toekomstige systemen
Veel afhankelijkheden, geen duidelijke startpunt

Inzichten

Door eerst rust en overzicht te creëren, konden de prioriteiten duidelijk worden. Stap één werd de website: technisch verouderd maar cruciaal voor bezoekers. De aanbesteding verliep transparant, waarbij Swyft als inhoudelijk en technisch sparringpartner fungeerde.

De zoektocht naar een passend ERP toonde aan dat één systeem voor alles niet bestaat. Door best practices te combineren en leveranciers zorgvuldig te selecteren, koos Nieuwe Veste voor een combinatie van Business Central + Verito voor ERP en AFAS voor boekhouding.

Belangrijkste resultaten:

Begin bij de grootste impact
Inzicht in alle systemen is essentieel voor een succesvolle ERP-implementatie
ERP is niet out-of-the-box; maatwerk en koppelingen zijn cruciaal
Non-profit organisaties hebben specifieke eisen qua budget en tarieven
Samenwerking tussen leveranciers en interne teams bepaalt succes

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft ondersteunde Nieuwe Veste door de IT-kennis aan te vullen en processen te structureren. Onze focus lag op het creëren van één digitale waarheid en het begeleiden van de ERP-implementatie.

Onze aanpak omvatte:

Analyse van bestaande systemen en processen
Inrichting van datamodellen en koppelingen
Sparren met leveranciers over implementatie en technische keuzes
Begeleiding bij aanbestedingen van website en ERP
Borging van één centrale waarheid in data
Advies op maat voor een non-profit organisatie

Kritisch toetsen van keuzes, met focus op resultaat en gebruiksvriendelijkheid
Ondersteuning tijdens cruciale momenten zoals testen en livegang

Door korte lijnen en directe samenwerking kon het team van Bannink snel schakelen en meteen profiteren van de voordelen.

Conclusie:

Dankzij de ERP implementatie begeleiding van Swyft heeft Nieuwe Veste nu een duidelijk, toekomstbestendig IT-landschap. De organisatie beschikt over een moderne website, een gecontroleerde ERP-implementatie en koppelingen die zorgen voor betrouwbare data. Het kantoor kan zich richten op haar kernactiviteiten: cultuur, educatie en evenementen, zonder dat de IT processen belemmeren. Medewerkers hebben overzicht, management beschikt over betere stuurinformatie en de basis voor verdere digitale ontwikkeling is gelegd. Swyft heeft bewezen dat met een pragmatische, procesgerichte en kennisrijke aanpak ook complexe non-profit IT-projecten succesvol en toekomstvast kunnen worden uitgevoerd. Nieuwe Veste staat nu klaar voor de komende jaren, met één digitale waarheid die alle processen ondersteunt.