Tess onboarding

Smit & de Wolf

Dankzij een zorgvuldige Tess-implementatie en dataconversie werkt Smit & de Wolf nu efficiënt met correcte klantdata en overzichtelijke processen.

Tess stond centraal bij de implementatie voor Smit & de Wolf, een advies- en accountancykantoor met een sterke historie in Den Haag. Met 4 partners aan het roer en een enthousiast team van professionals wilde het kantoor één waarheid creëren voor klantinformatie, projecten, uren en facturatie. Swyft begeleidde het kantoor bij de volledige implementatie, inclusief dataconversie en inrichting, zodat processen vanaf de livegang direct soepel verliepen. Dankzij onze samenwerking kon het kantoor optimaal gebruikmaken van Tess, met een betrouwbare basis voor toekomstige automatisering. De implementatie stelde het team in staat om efficiënter te werken, klantinformatie sneller te vinden en projecten beter te managen, terwijl de bestaande kennis en expertise van het team behouden bleef en werd verrijkt.

Smit & de Wolf werkte voor de implementatie met meerdere systemen en verschillende databronnen, waardoor processen versnipperd waren en overzicht ontbreekt. Het kantoor wilde de overgang naar een geïntegreerd systeem zonder dat kennis of data verloren ging.

Belangrijkste uitdagingen:

Versnipperde systemen en uiteenlopende databronnen
Complexe datageschiedenis en meerdere administraties
Handmatige en tijdrovende processen rondom uren, facturatie en projectbeheer
Noodzaak van één centrale waarheid voor klantinformatie, projecten en facturen
Kantoor wilde maximaal autonoom kunnen werken binnen Tess zonder voortdurende begeleiding

Inzichten

Tijdens het project bleek dat een goede dataconversie cruciaal was om Tess direct effectief te kunnen gebruiken. Door de schone en correcte data kon het kantoor vanaf dag één efficiënt werken en was er minimale noodzaak voor correcties of nabewerking. Het kantoor beschikt nu over overzichtelijke project- en klantinformatie, waardoor taken en projecten sneller beheerd kunnen worden en de betrokkenheid bij klanten verhoogd is.

Projectinzichten:

Belangrijkste inzichten en resultaten:

Alle klantdata, communicatie en documenten zijn geconsolideerd in één systeem
Projecten en contracten zijn overzichtelijk ingericht, ongeacht businessmodel
Urenregistratie en facturatie verlopen foutloos en met minder handmatig werk
Medewerkers hebben direct inzicht in hun taken en projecten
Betere stuurinformatie beschikbaar voor directie en partners

De samenwerking benadrukte dat een sterke koppeling tussen systemen pas echt werkt als de processen van het kantoor goed zijn afgestemd. Het team leerde hoe workflows optimaal aansluiten bij dagelijkse routines en dat voorbereiding cruciaal is bij projectimporten.

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swytf begeleidde Smit & de Wolf van begin tot eind bij de Tess-implementatie. Onze focus lag op dataconversie, systeeminrichting en begeleiding bij livegang, met als doel het kantoor maximaal te ontzorgen en de kennis van het team te verrijken. Door kantoor-specifieke tweaks en best practices toe te passen, kon Tess optimaal aansluiten bij de bestaande werkprocessen en de bedrijfsfilosofie van Smit & de Wolf.

Onze bijdrage:

Dataconversie van klant- en administratieve gegevens naar Tess
Inrichting van Tess inclusief kantoor-specifieke workflows, modules en rollen
Begeleiding tijdens livegang en ondersteuning bij eerste processen
Advies en best practices voor optimaal gebruik van Tess
Integratie van klantinformatie, projecten en facturatie in één overzicht

Conclusie:

Dankzij de Tess-implementatie werkt Smit & de Wolf nu efficiënt met één waarheid voor alle klantdata, projecten, uren en facturen. Het kantoor kan sneller en accurater factureren, taken beheren en klantinformatie terugvinden, terwijl de bestaande kennis en expertise van het team optimaal wordt benut. Swyft zorgde voor een soepele overgang, van dataconversie tot livegang, en versterkte het kantoor met praktische inzichten en best practices. Door deze implementatie is Smit & de Wolf beter voorbereid op toekomstige groei en verdere automatisering. Het kantoor kan nu focussen op hun kernwaarden: betrokkenheid, expertise en klantgerichtheid, met Tess als betrouwbare basis voor een duurzame en efficiënte bedrijfsvoering.