Simplicate onboarding

Adviesbureau Nijs

Van Excel naar een professioneel systeem voor uren, projecten en facturatie

Adviesbureau Nijs, een bouwkundig adviesbureau uit Eindhoven, heeft zich gespecialiseerd in meerjarenonderhoudsplannen (MJOP’s) voor woningcorporaties, scholen en winkelcentra. In korte tijd groeide het bureau van een klein team naar 11 medewerkers, waardoor hun oude werkmethodes in Excel niet langer volstonden. Handmatige urenregistratie, beperkt overzicht over projecten en moeizame facturatie zorgden voor vertragingen en risico’s.

Om deze uitdagingen aan te pakken, koos Adviesbureau Nijs voor Simplicate, met de begeleiding van Swyft tijdens de onboarding. Ons doel was niet alleen het systeem implementeren, maar ook processen professionaliseren, best practices delen en het bureau klaarmaken voor verdere groei.

Uitdagingen vooraf:

Het snelle groeipad van Adviesbureau Nijs leidde tot concrete problemen:

Urenregistratie was omslachtig, met risico op fouten en dubbele invoer
Projectoverzicht ontbrak, waardoor budgetten, deadlines en projectstatus moeilijk te volgen waren
Facturatie en offertes waren tijdrovend, vaak handmatig en inconsistent
Excel bood geen mogelijkheid voor schaalbare workflows of geautomatiseerde taken

Voor een bureau dat bijna uitsluitend werkt met vaste tarieven en uitgebreide MJOP-projecten, was dit een rem op efficiëntie en groei.

Inzichten

Projectinzichten:

Dankzij de samenwerking met Swyft beschikt Adviesbureau Nijs nu over een professioneel systeem dat meegroeit met hun ambitieuze plannen:

Overzicht over projecten en budgetten met real-time inzicht in projectstatus en urenregistratie
Efficiëntere administratie door minder handmatig werk en accurate facturatie en planning
Snellere projectinzichten door eenvoudig rapportages en nacalculatie uitvoeren
Schaalbare processen en het systeem ondersteunt toekomstige groei van het kantoor
Aangepast naar hun dienstverlening en daardoor beter overzicht en planning voor grote klanten
Teamgericht werken waardoor medewerkers direct aan de slag kunnen met duidelijke processen en rechtenbeheer

Rol van Swyft en onze aanpak:

Swyft begeleidde Adviesbureau Nijs bij de volledige Simplicate onboarding, waarbij we zorgden dat de overstap van Excel soepel en efficiënt verliep. Dit omvatte onder andere:

Instellen van projectbeheer, urenregistratie en facturatiemodules, zodat het team direct overzicht had over alle lopende projecten.
Begeleiding bij groeigerelateerde procesaanpassingen, zodat de processen schaalbaar en toekomstbestendig zijn.
Delen en toepassen van best practices uit vergelijkbare projecten, zodat de implementatie optimaal werd benut.
Inrichten van geautomatiseerde workflows voor repetitieve taken, herinneringen en termijnfacturatie, waardoor handmatig werk werd verminderd.
Rechtenbeheer zodat medewerkers alleen toegang hebben tot relevante modules, wat overzicht en veiligheid vergroot.

Onze toegevoegde waarde zat vooral in het aanvullen van IT-kennis, het vertalen van bestaande processen naar een werkbaar systeem en het kritisch toetsen van keuzes met oog op het eindresultaat. We fungeerden als brug tussen IT en de dagelijkse praktijk, waardoor medewerkers snel konden wennen aan het nieuwe systeem. Door onze ondersteuning kon het team zich volledig concentreren op hun kernactiviteiten, terwijl de technische implementatie vlekkeloos verliep. Het resultaat is een stabiele, overzichtelijke en toekomstbestendige omgeving waarin het bureau direct aan de slag kon.

Conclusie:

Adviesbureau Nijs is dankzij Swyft en de Simplicate onboarding nu volledig uitgerust om de snelle groei van het bureau bij te benen. Waar Excel eerder zorgde voor tijdrovende handmatige processen en beperkte overzichtelijkheid, biedt Simplicate een professioneel platform dat alle kernactiviteiten ondersteunt: van urenregistratie tot projectbeheer en facturatie. Door de implementatie heeft het team realtime inzicht in projectstatussen en budgetten, waardoor beslissingen sneller en beter onderbouwd kunnen worden.

Daarnaast is het systeem flexibel genoeg om toekomstige processen en projecten probleemloos te ondersteunen. Dit betekent dat Adviesbureau Nijs niet alleen klaar is voor de uitdagingen van vandaag, maar ook een stevige basis heeft voor verdere schaalvergroting en optimalisatie. Medewerkers kunnen efficiënter werken, fouten worden geminimaliseerd en de communicatie tussen teamleden en met klanten verloopt vloeiender. Het resultaat is een stabiele, overzichtelijke en toekomstbestendige IT-omgeving die het bureau in staat stelt zich te concentreren op waar het echt om draait: hoogwaardige bouwkundige keuringen en meerjarenonderhoudsplannen leveren.

Kortom, Swyft heeft niet alleen geholpen bij de technische implementatie van Simplicate, maar ook bij het professionaliseren van processen en het creëren van een cultuur van efficiëntie en overzicht. Het bureau staat nu sterk en voorbereid op verdere groei, met een systeem dat meegroeit met hun ambities en medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk.